Формат упражнения: ролевая игра
ИНСТРУКЦИЯ УЧАСТНИКА
Вы являетесь Вице-президентом по общим вопросам и Членом Правления в компании в компании ПРОФИЛЬ, занимающейся производством и продажей осветительных приборов городского освещения.
В Вашу зону ответственности входят несколько подразделений: служба по персоналу (HR), административного-хозяйственный отдел (АХО), юридическая служба, направление по охране труда и направление по взаимодействию с государственными органами (GR). Вы хорошо зарекомендовали себя и Председатель Правления часто поручает Вам выполнение ответственных поручений. Следует отметить, что два последних направления в зоне Вашей ответственности были созданы благодаря Вам – именно Вы добились того, что в этих направлениях нужно выстраивать работу системно, чтобы снизить риски для организации.
На текущий момент Ваши подразделения не полностью укомплектованы из-за недавних перестановок – у Вас не так давно ушли на повышение Руководитель службы по персоналу и Руководитель Юридической службы, также Вы еще не успели взять на работу Руководителя направления по охране труда. Вы долго вели поиск, т.к. рынок труда очень сложен в данное время. Вы отобрали несколько интересных резюме, провели интервью по телефону, а отдел по подбору провел собеседования и сделал предложения выбранным руководителям. Новые сотрудники должны будут выйти на работу через 2-3 недели. Вам же, с завтрашнего дня предстоит недельный отпуск, который Вы запланировали уже очень давно, однако есть ряд дел, которые Вы не можете отложить до Вашего возвращения. Кроме того, ряд Ваших подчиненных также находится в отпуске. Поэтому, Вам необходимо организовать работу таким образом, чтобы все ключевые задачи за время Вашего отсутствия были успешно решены.
В можете располагать сейчас всего несколькими сотрудниками, которым Вы можете передать часть заданий на время Вашего отпуска.
Василий – Ваш неофициальный заместитель, молодой и инициативный человек. Он получил два высших образования, отлично разбирается в профессиональных компьютерных программах. Вы очень довольны его работой и видите, что у Василия большие перспективы в организации. Сейчас он сильно загружен работой, так как, помимо обычных своих дел, а он возглавляет АХО, готовит ещё и годовой отчет для руководства, что довольно непросто в свете введения в строй нескольких новых филиалов и недавно отстроенных офисов. Вы знаете, что для того, чтобы всё успеть, Василий приходит на работу на один час раньше, а уходит домой то в восемь, то в десять часов вечера. Также Вам известно, что за последнюю неделю у Василия дважды возникали конфликтные ситуации с Дмитрием.
Дмитрий – работает в Компании около 3-х лет. Дмитрий опытный и профессиональный сотрудник, который возглавляет направление GR уже более 2-х лет. Однако, Вам всегда приходится перепроверять за ним работу, так как он часто упускает какие-нибудь важные детали или забывает что-нибудь сделать. Зато он всегда предлагает неординарные идеи, прекрасно выступает на собраниях и способен быстро справиться практически с любым форс-мажором. Сейчас у Дмитрия относительно небольшая загрузка, однако во вторник и среду на этой неделе он будет проходить двухдневное обучение, которое планировалось уже давно и уже оплачено компанией. Подобное обучение в государственных органах сертификации проходит только 1 раз в 6 месяцев.
Игорь и Степан – стажеры-выпускники, которых Вы взяли в себе по окончании ими Лидерской корпоративной программы, но Вы с ними лично не встречались и точно не знаете, каковы их способности. Поэтому, пока не распределили их по подразделениям. Сегодня они оформлялись на работу и ждут встречи с Вами, чтобы завтра приступить к работе.
Задачи, которые необходимо решить в следующие 7 дней:
1) Скоро начинаются работы по установке нового программного обеспечения для юристов (на 10 компьютеров) и HR (на 8 компьютеров). Команда установщиков ПО готова приступить к работе в ближайшую пятницу (сегодня – понедельник, 06 число), при этом специалисты работают только по четным дням, при этом суббота и воскресенье – выходные дни. За один день они успевают установить и настроить программы на 12 компьютерах. Выбрав дни для установки программ, необходимо будет им позвонить и договориться о встрече. Это нужно делать заранее, минимум за 2-3 дня до проведения работ, т.к. у них всё расписано на несколько дней вперед. Юристы попросили организовать установку программ до следующей недели, чтобы в понедельник все сотрудники уже могли работать с новыми программами. Нужно также учесть, что Ведущий специалист, отвечающий за КДП (кадровое делопроизводство) уходит в отпуск во вторник на следующей неделе, а без его личного присутствия невозможно включить его компьютер. Также она обозначила, что все сотрудники HR не смогут отвлекаться от работы в первой половине дня, поэтому установку программ можно производить только после обеда. Итак, необходимо договориться со специалистами о времени установки ПО, встретить их и проконтролировать их работу.
2) Одной из главных задач на сегодня является выработка кадровой стратегии и решение проблемы всё нарастающей текучки квалифицированных кадров. И хотя текучесть персонала ещё не достигла «критических» значений, ситуация ухудшается с каждым годом. Председатель Правления, в отсутствие главы HR, поручил Вам представить анализ текущей ситуации и выработать план по изменению ситуации. Доклад о текущем состоянии дел Вы должны представить через две недели. Традиционно такого рода доклады проходят в режиме презентации. Необходимо собрать информацию обо всех существующих регламентах и положениях в области работы с персоналом, получить и проанализировать данные по текучке кадров в организации за последние 2 года. Также Президент по общим вопросам попросил составить отдельный список последних 20 уволившихся сотрудников в регионах, моложе 30 лет, с указанием должностей и времени работы в Компании. После возвращения из отпуска у Вас будет очень мало времени для работы над этой задачей и Вы хотите, чтобы предварительный анализ и черновой вариант презентации были подготовлены одним из Ваших сотрудников. Ваш опыт показывает, что подобного рода работа занимает у Василия два полных дня (16 часов), у Дмитрия – два с половиной (20 часов).
3) Один из Ваших знакомых, работающий в государственных органах, сообщил Вам, что московские офисы организации ждет внеплановая проверка по пожарной безопасности. Особое внимание будет уделено состоянию дел в области охраны труда и пожарной безопасности. Точная дата проверки неизвестна. Вам необходимо срочным образом организовать проверку соответствия работы подразделений существующим нормам пожарной безопасности и охраны труда (кажется, в 3-х новых офисах не хватает огнетушителей!). Комиссия может нагрянуть в любой день! В случае отрицательных результатов проверки, могут быть закрыты все несоответствующие требованиям офисы, а в Москве их — 8, что в этом случае просто парализует деятельность Центрального региона, а может и всей организации на какое-то время.
4) Сегодня к Вашей команде присоединились два стажера. Необходимо, чтобы через месяц они могли самостоятельно работать. Для этого необходимо распределить их по отделам в соответствии с их квалификацией, объяснить им их должностные обязанности, познакомить с должностными инструкциями, дать информацию о Компании, клиентах, партнерах Компании. Не менее важно познакомить новичков с коллективом, проинформировать их, в каких ситуациях им потребуется взаимодействовать с другими службами Компании и с кем конкретно им придется решать рабочие вопросы. Также важно провести обучающее занятие по корпоративным стандартам документации и учета (у Вас проведение такого занятия заняло бы около 4 часов, сколько это займет времени у Василия и Дмитрия, Вы не знаете). 5) Месяц назад Вы поставили задачу своему подчиненному, Руководителю юридической службы, разобраться в непростой ситуации, сложившейся с клиентом ООО «Энергопром»*, Клиенту была поставлена крупная партия уличных фонарей с производственным дефектом. В результате «Энергопром» не смог качественно и в срок выполнить заказ городской администрации на замену фонарей в одном из подмосковных городов, фирма понесла репутационные убытки и потеряла контракт городской администрации. Генеральный директор «Энергопрома» ранее звонивший даже Вам, требовал компенсации от «Профиль», в противном случае угрожал судебным разбирательством и черным пиаром в СМИ.
ООО «Энергопром» имеет долю 6,5% в объеме бизнеса Компании в Центральном регионе. Кроме того, «Энергопром» фактически является тестовой площадкой вашей Компании для опытного внедрения инновационных разработок.
Час назад Вам секретарь передала повестку из суда с требованием через две недели явиться на заседание по исковому заявлению от компании «Энергопром». Вы сразу попытались связаться с бывшим Руководителем юридической службы, который уже переехал в штаб-квартиру головного холдинга компании, однако не смогли до него дозвониться, а его коллеги сказали, что сотрудник находится в трех-недельном отпуске.
Рабочий день подходит к концу, и через 60 минут Вам нужно выехать в аэропорт (вылет в аэропорт сегодня, 6-го числа, а вернетесь Вы в ночь с 14 на 15). Ваши подчиненные проходят сейчас ежегодный инструктаж по технике безопасности и освободятся только через 30-35 минут. Вам удастся пообщаться с одним из них в течение 15 минут (с кем именно решаете Вы сами). Поэтому Вы решили составить для своих подчиненных подробный план действий на время Вашего отсутствия. Через 15 минут придет вызванный Вами сотрудник, чтобы Вы могли передать ему план действий и оставить все необходимые инструкции.
Шаблон для выполнения задания
